|
1. จ่ายเงินเดือน [#1.1]1.1 “จ่ายเงินเดือน” คืออะไร
การกำหนดวันที่ท่านต้องการจ่ายเงินเดือนพนักงานเพื่อให้พนักงานได้รับเงินตรงเวลา ท่านสามารถกรอกข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงานโดยตรง หรืออัพโหลดไฟล์ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงานที่มีรูปแบบไฟล์ข้อมูลของธนาคารก็ได้
หากท่านเลือกวิธีการกรอกข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงานโดยตรง ท่านจะต้องเพิ่มรายชื่อพนักงานในหน้า "จัดการข้อมูลพนักงาน" ก่อน ซึ่งท่านสามารถบันทึกแบบฟอร์มเพื่อใช้ครั้งต่อไปได้
[#1.2]1.2 สามารถจ่ายเงินเดือนพนักงานที่มีบัญชีธนาคารอื่นได้หรือไม่ ท่านสามารถทำได้ทั้งการกรอกข้อมูลการจ่ายเงินพนักงานโดยตรง หรืออัพโหลดไฟล์ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน โดยเลือกรูปแบบไฟล์ข้อมูลเป็น “บัญชีธนาคารกรุงเทพและบัญชีต่างธนาคาร (SMART)” ซึ่งรูปแบบไฟล์ข้อมูลจะต้องเป็นรูปแบบเดียวกับธนาคารเท่านั้น
[#1.3]1.3 จะเพิ่มรายชื่อพนักงานได้อย่างไร
การเพิ่มรายชื่อพนักงานในบริการบิซ ไอแบงก์กิ้งมี 2 วิธี คือ
วิธีการที่ 1: เพิ่มพนักงานใหม่โดยตรง
1) เลือกเมนู "จ่ายเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "จัดการข้อมูลพนักงาน" แล้วคลิก “เพิ่มพนักงานใหม่”
2) เลือกวิธีการ “เพิ่มพนักงานใหม่โดยตรง” และคลิก “ขั้นตอนต่อไป”
3) ระบุข้อมูลพนักงาน ได้แก่ ชื่อและนามสกุล ธนาคารเจ้าของบัญชี สาขาของธนาคารเลขที่บัญชี เป็นต้น ท่านสามารถเพิ่มพนักงานใหม่นี้ในแบบฟอร์มที่มีอยู่แล้วได้ ทั้งนี้ชื่อและนามสกุลของพนักงานควรตรงกับชื่อบัญชีของพนักงาน
4) คลิก “เพิ่มพนักงานใหม่” เพื่อเพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่ในระบบ หากท่านต้องการเพิ่มพนักงานใหม่ต่อ ท่านสามารถคลิกลิงก์ด้านล่างเพื่อกลับไปยังหน้า “จัดการข้อมูลพนักงาน”
วิธีการที่ 2: อัพโหลดไฟล์ข้อมูลพนักงานใหม่
1) เลือกเมนู "จ่ายเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "จัดการข้อมูลพนักงาน" แล้วคลิก “เพิ่มพนักงานใหม่”
2) เลือกวิธีการ “อัพโหลดไฟล์ข้อมูลพนักงานใหม่” แล้วระบุไฟล์ข้อมูลพนักงานที่ต้องการอัพโหลด หรือคลิก "Browse" เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูล ทั้งนี้รูปแบบไฟล์ข้อมูลดังกล่าวจะต้องเป็นรูปแบบเดียวกับธนาคาร
3) คลิก “ขั้นตอนต่อไป” เพื่อเพิ่มข้อมูลพนักงาน
ท่านสามารถเพิ่มข้อมูลพนักงานในบิซ ไอแบงก์กิ้งได้สูงสุด 200 บัญชี
[#1.4]1.4 ถ้าต้องการอัพโหลดไฟล์ข้อมูลพนักงานไว้ในบิซ ไอแบงก์กิ้ง จะต้องเตรียมไฟล์ข้อมูลอย่างไร 1.4.1) ดาวน์โหลดรูปแบบไฟล์ข้อมูลพนักงานได้ ที่นี่ และเปิดไฟล์ข้อมูลดังกล่าวด้วยโปรแกรมไมโครซอฟท์ เอ็กเซล (MS Excel)
1.4.2) ระบุข้อมูลพนักงาน ได้แก่ ได้แก่ ชื่อ-นามสกุล รหัสธนาคารเจ้าของบัญชี สาขาของธนาคาร เลขที่บัญชี เป็นต้น ในแผ่นงาน “Template-Employee” ท่านสามารถดูตัวอย่างข้อมูลพนักงานที่แผ่นงาน “Employee-Example” หรือ ดูรหัสธนาคารเจ้าของบัญชีที่แผ่นงาน “BankCode” ทั้งนี้ชื่อและนามสกุลของพนักงาน ควรตรงกับชื่อบัญชีของพนักงาน
1.4.3) บันทึกไฟล์ข้อมูลผู้รับโอนเงินในรูปแบบ “CSV (Comma delimited)” หลังจากนั้นท่านสามารถใช้ไฟล์ข้อมูลพนักงาน (.CSV) ในการอัพโหลดได้
[#1.5]1.5 จะจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อย่างไร
ในการจ่ายเงินเดือนพนักงานหลายคนในครั้งเดียว ท่านสามารถจัดทำข้อมูลการจ่ายเงินเดือนได้สองวิธีคือ "กรอกข้อมูลโดยตรง" และ "อัพโหลดไฟล์ข้อมูล"
ถ้าท่านเลือกวิธี "กรอกข้อมูลโดยตรง" ท่านสามารถใส่ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงานทีละคนผ่านหน้าจอได้ สำหรับวิธี "อัพโหลดไฟล์ข้อมูล" จะเป็นส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงานในรูปแบบไฟล์ข้อมูล ท่านสามารถเตรียมไฟล์ข้อมูลจ่ายเงินเดือนจากโปรแกรมจ่ายเงินเดือนของธนาคาร หรือโปรแกรมจ่ายเงินเดือนของท่านได้ แต่ทังนี้รูปแบบไฟล์ข้อมูลจะต้องเป็นรูปแบบเดียวกับธนาคารเท่านั้น
[#1.6]1.6 การจ่ายเงินเดือนโดยวิธี "กรอกข้อมูลโดยตรง" ทำได้อย่างไร
1.6.1) เลือกเมนู "จ่ายเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "กรอกข้อมูลโดยตรง" หากท่านไม่เคยบันทึกแบบฟอร์มไว้ กรุณาเลือก "สร้างชุดข้อมูล” หากท่านเคยบันทึกแบบฟอร์มไว้แล้ว กรุณาเลือก “สร้างชุดข้อมูลจากแบบฟอร์ม” และเลือกชื่อแบบฟอร์มที่ท่านต้องการนำมาใช้ โดยแบบฟอร์มนี้จะประกอบด้วยรายชื่อพนักงานและข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ซึ่งสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ก่อนที่ท่านจะส่งข้อมูลไปให้ธนาคาร และสามารถบันทึกไว้เพื่อใช้ในครั้งต่อไปได้ ท่านสามารถบันทึกแบบฟอร์มได้สูงสุดถึง 30 แบบฟอร์ม
1.6.2) ระบุชื่อชุดข้อมูล เพื่อใช้อ้างอิง
1.6.3) ระบุบัญชีที่ท่านต้องการนำเงินไปจ่ายเงินเดือน
1.6.4) ระบุวันทีจ่ายเงินเดือน
1.6.5) ระบุชื่อพนักงานที่ท่านจะจ่ายเงินเดือน โดยทำเครื่องหมายถูกในช่องหน้าชื่อพนักงาน และใส่จำนวนเงินที่ท่านต้องการจ่าย
1.6.6) คลิก "สร้างชุดข้อมูลและบันทึกเป็นแบบฟอร์มข้อมูลใหม่" เพื่อสร้างชุดข้อมูลสำหรับส่งให้ธนาคารและบันทึกไว้เป็นแบบฟอร์มซึ่งสามารถนำกลับมาใช้ในครั้งต่อไปได้ หรือคลิก "สร้างชุดข้อมูล" หากท่านไม่ต้องการบันทึกรายการที่ทำไว้เป็นแบบฟอร์มชุดข้อมูล
1.6.7) ตรวจสอบข้อมูลที่ท่านระบุไว้ว่าถูกต้องหรือไม่ แล้วคลิก "ส่งชุดข้อมูล" ระบบจะยืนยันการสร้างชุดข้อมูล หากท่านต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้ท่านคลิก "ย้อนกลับไป"
1.6.8) เลือกเมนู "จ่ายเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "ส่งชุดข้อมูลให้ธนาคาร” แล้วเลือกเลขที่ชุดข้อมูลที่ท่านได้สร้างไว้ ท่านสามารถตรวจสอบความถูกต้องของชุดข้อมูลได้อีกครั้ง
1.6.9) คลิก "ส่งเดี๋ยวนี้" และ "ยืนยัน” ระบบจะส่งชุดข้อมูลนี้ไปรอการอนุมัติทำรายการต่อไป ทั้งนี้ระบบจะแสดงวันและเวลาที่ผู้มีอนุมัติต้องอนุมัติการทำธุรกรรม ซึ่งการอนุมัติรายการภายในวันและเวลาที่ครบกำหนดมีความสำคัญมาก
หมายเหตุ: สำหรับรายการที่ผู้บริหารระบบเป็นผู้ส่งชุดข้อมูลให้ธนาคาร ผู้บริหารระบบจะต้องใส่รหัสโทเค็นเพื่อยืนยันการทำรายการ ซึ่งธนาคารจะดำเนินการชุดข้อมูลจ่ายเงินเดือนดังกล่าวตามวันที่จ่ายเงินเดือนที่กำหนดไว้
[#1.7]1.7 การจ่ายเงินเดือนโดยวิธี "อัพโหลดไฟล์ข้อมูล" ทำได้อย่างไร
1.7.1) เลือกเมนู "จ่ายเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "อัพโหลดไฟล์ข้อมูล"
1.7.2) ระบุชื่อชุดข้อมูล และรูปแบบไฟล์ข้อมูล
- เลือก "บัญชีธนาคารกรุงเทพ" ถ้าพนักงานทั้งหมดมีบัญชีธนาคารกรุงเทพ
- เลือก "บัญชีธนาคารกรุงเทพและบัญชีต่างธนาคาร (SMART)” ถ้าพนักงานมีทั้งบัญชีธนาคารกรุงเทพและบัญชีธนาคารอื่นๆ หรือมีบัญชีธนาคารอื่นๆ ทั้งหมด แล้วคลิก “สร้างชุดข้อมูลใหม่”
1.7.3) ระบุไฟล์ข้อมูลที่ต้องการอัพโหลด หรือคลิก "เลือกข้อมูล" เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูล ทั้งนี้รูปแบบไฟล์ข้อมูลดังกล่าวจะต้องเป็นรูปแบบเดียวกับธนาคาร
1.7.4) คลิก “ส่งชุดข้อมูล” ระบบจะยืนยันการสร้างชุดข้อมูล
1.7.5) เลือกเมนู "จ่ายเงินเดือน" และเลือกเมนูย่อย "ส่งชุดข้อมูลให้ธนาคาร” ระบบอาจใช้เวลาในการอัพโหลดไฟล์ข้อมูลหากไฟล์ข้อมูลมีขนาดใหญ่ ให้ท่านตรวจสอบสถานะของชุดข้อมูลโดยระบบจะแสดงสถานะดังต่อไปนี้
- Importing: ไฟล์ข้อมูลกำลังอัพโหลด
- Preparing: อัพโหลดไฟล์ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
- Importing Failed: อัพโหลดไฟล์ข้อมูลไม่สมบูรณ์ กรุณาลองใหม่อีกครั้ง
1.7.6) รอจนระบบแสดงสถานะ "Preparing” ให้ท่านคลิก "ส่งทันที" และ "ยืนยัน" ระบบจะส่งชุดข้อมูลนี้ไปรอการอนุมัติทำรายการต่อไป ทั้งนี้ระบบจะแสดงวันและเวลาที่ผู้มีอนุมัติต้องอนุมัติการทำธุรกรรม ซึ่งการอนุมัติรายการภายในวันและเวลาที่ครบกำหนดมีความสำคัญมาก
หมายเหตุ: สำหรับรายการที่ผู้บริหารระบบเป็นผู้ส่งชุดข้อมูลให้ธนาคาร ผู้บริหารระบบจะต้องใส่รหัสโทเค็นเพื่อยืนยันการทำรายการ ซึ่งธนาคารจะดำเนินการชุดข้อมูลจ่ายเงินเดือนดังกล่าวตามวันที่จ่ายเงินเดือนที่กำหนดไว้
[#1.8]1.8 จะต้องส่งชุดข้อมูลจ่ายเงินเดือนให้ธนาคารก่อนกระบวนการอนุมัติหรือไม่
ใช่ กระบวนการอนุมัติจะเริ่มขึ้นหลังจากที่ท่านส่งชุดข้อมูลจ่ายเงินเดือนให้ธนาคาร
[#1.9]1.9 "วันที่ครบกำหนดสำหรับอนุมัติการทำรายการ" คืออะไร
การอนุมัติทั้งหมดจะต้องเรียบร้อยภายในวันและเวลาที่ระบบกำหนด ท่านสามารถตรวจสอบวันและเวลาดังกล่าวได้ในหน้ายืนยันรายการ หากไม่มีการอนุมัติรายการในวันและเวลาที่กำหนด ระบบจะไม่ดำเนินการธุรกรรมนั้น
[#1.10]1.10 เครื่องหมาย “
” ที่อยู่หน้ารายการ คืออะไร
เครื่องหมาย “
” ที่อยู่หน้ารายการ จะแสดงว่า บัญชีดังกล่าวเป็นบัญชีใหม่ที่อยู่ในไฟล์ข้อมูลที่อัพโหลดผ่านบิซ ไอแบงก์กิ้งเพื่อให้ธนาคารดำเนินการ
[#1.11]1.11 จะเปลี่ยนแปลง/ยกเลิกรายชื่อพนักงานได้อย่างไร
เลือกเมนู "จัดการข้อมูลพนักงาน" และคลิกที่ชื่อพนักงานที่ท่านต้องการยกเลิก/ เปลี่ยนแปลง คลิก "เปลี่ยนแปลงข้อมูล" เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงาน หรือคลิก "ยกเลิกข้อมูล" เพื่อยกเลิกข้อมูลพนักงาน
[#1.12]1.12 “จัดการข้อมูลแบบฟอร์ม” คืออะไร
ใช้สำหรับการเตรียมชุดข้อมูลจ่ายเงินเดือนด้วยวิธี "กรอกข้อมูลโดยตรง" เท่านั้น โดยท่านสามารถเลือกรายชื่อพนักงานได้สูงสุด 200 คนสำหรับแบบฟอร์มชุดข้อมูลแต่ละชุด และบันทึกแบบฟอร์มชุดข้อมูลได้สูงสุด 30 ชุด
[#1.13]1.13 จะเพิ่ม/เปลี่ยนแปลง/ยกเลิกแบบฟอร์มได้อย่างไร
หากท่านต้องการเพิ่มแบบฟอร์มใหม่ ให้ท่านเลือก "จัดการข้อมูลแบบฟอร์ม" แล้วคลิก "เพิ่มแบบฟอร์มใหม่" ระบุชื่อแบบฟอร์ม ระบุบัญชีที่ท่านต้องการสั่งจ่าย เลือกรายชื่อพนักงานสำหรับแบบฟอร์มชุดนี้ แล้วคลิก "เพิ่มแบบฟอร์มใหม่"
หากท่านต้องการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์ม ให้เลือกชื่อแบบฟอร์มที่ต้องการในหน้า “จัดการข้อมูลแบบฟอร์ม” แล้วคลิก “เปลี่ยนแปลงข้อมูล” เพื่อบันทึกข้อมูล
หากท่านต้องการยกเลิกแบบฟอร์ม ให้เลือกชื่อแบบฟอร์มที่ต้องการในหน้า “จัดการข้อมูลแบบฟอร์ม” แล้วคลิก “ยกเลิกข้อมูล”
2. ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน
[#2.1]2.1 "ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน" คืออะไร
ระบบจะแสดงรายการจ่ายเงินเดือนที่ท่านได้ทำไว้ และรายงานสถานะว่า การทำธุรกรรมสำเร็จหรือไม่ ท่านสามารถสั่งพิมพ์รายการ
จ่ายเงินเดือนได้โดยคลิก "พิมพ์" ที่มุมขวาด้านบน
[#2.2]2.2 "เลขที่ชุดข้อมูล" คืออะไร
เลขที่ชุดข้อมูลคือ หมายเลขอ้างอิงของรายการ หากท่านไม่มีหมายเลขดังกล่าวท่านสามารถเว้นว่างไว้ และค้นหาจากเงื่อนไขอื่นๆ เช่น "จากบัญชี" "สถานะ" "วันที่จ่ายเงินเดือนจาก" และ "วันที่จ่ายเงินเดือนถึง" เป็นต้น
[#2.3]2.3 "บัญชีผู้โอน" คืออะไร บัญชีผู้โอนคือ บัญชีที่ใช้จ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน
[#2.4]2.4 "สถานะ" คืออะไร
สถานะของรายการจ่ายเงินเดือนที่ท่านต้องการตรวจสอบได้แก่ "ทั้งหมด" "รอดำเนินการ" เป็นต้น”
[#2.5]2.5 จะดูรายละเอียดรายการจ่ายเงินเดือนได้อย่างไร
เลือกเลขที่ชุดข้อมูลที่ท่านต้องการดูรายละเอียด ระบบจะแสดงรายละเอียดชุดข้อมูลที่ท่านเลือกให้
[#2.6]2.6 "สถานะ" ในผลการค้นหาคืออะไร
ท่านสามาถตรวจสอบคำจำกัดความของสถานะได้ดังนี้
- APPROVAL FAILED: ไม่อนุมัติชุดข้อมูลนี้
- CANCELED: ยกเลิกชุดข้อมูลนี้
- CONSUMED: ดำเนินการชุดข้อมูลนี้เรียบร้อยแล้ว
3. รายการที่รอดำเนินการ
[#3.1]3.1 "รายการที่รอดำเนินการ” คืออะไร
รายการที่รอดำเนินการคือ ชุดข้อมูลการจ่ายเงินเดือนที่ได้รับการอนุมัติทำรายการ แต่ยังไม่ถึงวันที่จ่ายเงินเดือน ท่านสามารถสั่งพิมพ์รายการจ่ายเงินเดือนที่รอดำเนินการได้โดยคลิก "พิมพ์" ที่มุมขวาด้านบน
[#3.2]3.2 จะตรวจสอบ/ยกเลิกรายการจ่ายเงินเดือนที่รอดำเนินการได้หรือไม่
ได้ ถ้าท่านมีอำนาจในการอนุมัติ ให้ท่านคลิกเลขที่ชุดข้อมูลที่ต้องการ ระบบจะแสดงรายการจ่ายเงินเดือนที่รอดำเนินการ ซึ่งท่านสามารถตรวจสอบ/ยกเลิกรายการจ่ายเงินเดือนที่รอดำเนินการได้
หมายเหตุ:
- การยกเลิกรายการจ่ายเงินเดือนพนักงานที่มีเฉพาะบัญชีธนาคารกรุงเทพที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ท่านต้องยกเลิกรายการก่อนอย่างน้อย 1 วันของวันที่จ่ายเงินเดือน
- การยกเลิกรายการจ่ายเงินเดือนพนักงานที่มีบัญชีธนาคารกรุงเทพและบัญชีต่างธนาคาร หรือมีบัญชีต่างธนาคารทั้งหมด (SMART – Credit Same Day) ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ท่านต้องยกเลิกรายการก่อนอย่างน้อย 1 วันทำการของวันที่จ่ายเงินเดือน
- การยกเลิกรายการจ่ายเงินเดือนพนักงานที่มีบัญชีธนาคารกรุงเทพและบัญชีต่างธนาคาร หรือมีบัญชีต่างธนาคารทั้งหมด (SMART – Credit Next Day) ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ท่านต้องยกเลิกรายการก่อนอย่างน้อย 2 วันทำการของวันที่จ่ายเงินเดือน
|